Kunden eMail: Welches Format für Anhänge?

Cyrix8 · 12.09.2009

Hallo,

Es geht darum, dass wir den Kunden eine eMail senden mit Angeboten. Für die Angebote haben wir Vorlagen im Word Format (doc/docx).

Jetzt stellt sich mir die Frage in welchem Format ich diese Angebote dem Kunden im Anhang per e-Mail zu senden soll.

Format der Vorlage: doc/docx

Anforderung an das Format:
- lesbarkeit auf vielen Endgeräten (laptop/Handy/pda organizer..)
- wenn möglich, unveränderbarkeit (wie z. B. beim PDF Format)
- einfache konvertierung vom doc/docx Format

Es handelt sich hierbei um seriöse Angebote welche vom Kunden gewünscht sind (offerten). Gängig wäre ja das PDF Format, nur stellt sich mir die Frage ob das sinnvoll ist. Schliesslich hat nicht jeder am Laptop den Adobe Reader installiert. Und wie es auf dem Handy/pda etc. mit Anhängen aussieht weis ich auch nicht.

Ich hoffe jemand hat damit schon in der Praxis Erfahrung und kann mir dabei helfen.

Gruss

cy

stecs · 12.09.2009

Hänge doch einfach .doc und .pdf ran, so kann der Kunde es sich dann aussuchen. Oder als .jpg bild.

gruss stecs

DescWing · 12.09.2009

PDF ist gang und gebe. Alles andere würd ich lassen. Nicht jeder hat Office drauf. Nicht jeder der office 2003 hat kann docx öffnen usw.
Daher just PDF.

Wartos · 12.09.2009

Würde auch sagen: pdf
Selbst für den Adobe Reader gibt es zahlreiche Alternativen für viele gängige Betriebssysteme.
Den Inhalt des Angebots kannst du ja noch ggf. als txt anhängen, oder diekt mit in den Mailtext schreiben, aber das wäre fast schon zuviel des Guten.

futtlui · 12.09.2009

alles außer PDF lässt sich zu einfach ändern und ist daher für Angebote eher ungeeignet.

RTW-Fahrer · 12.09.2009

Quark ... PDF lässt sich zum einen ruckzuck ändern und zum einen muss man es ja nicht als PDF Direkt erstellen
sondern kann es aus jeder x-beliebigen Anwendung heraus exportieren.

SR530 · 12.09.2009

RTW-Fahrer schrieb:
Quark ... PDF lässt sich zum einen ruckzuck ändern und zum einen muss man es ja nicht als PDF Direkt erstellen
sondern kann es aus jeder x-beliebigen Anwendung heraus exportieren.

Gerade auf Drogen oder was ...

Zum Thema:
Diese Frage musste ich auch mal beantworten und habe natürlich aus dem Bauch raus PDF gesagt. Da stehe ich auch eigentlich heute noch zu.
Zu dem Zeitpunkt der Entscheidung hat sich die HTML-Mail-Kollegen-Fraktion, trotz aller Bedenken, durchgesetzt.
In der Praxis hat sich gezeigt, daß die Zahl der "NichtHTMLfähigenEmpfänger" verschwindend gering, bis nicht vorhanden ist. Ich wollte es auch nicht glauben bzw. musste mich eines besseren belehren lassen.

Gut, die Sicherheit ist natürlich nicht gegeben und auf Kleinstgeräten wird der Spagat der Darstellung schwierig.

@ Peter
Hast du Alternativen anzubieten?

Stachel · 12.09.2009

PDF oder aber Powerpoint.

Wenn ich bei ArbeitsE-mails, was anhängen muss, dann tu ich das grundsätzlich als PDF.
Die sind relativ klein, und bisher gab es noch nie Probleme.

Es gibt welche die schicken Dokumente auch im *.Tif Format, (Müsste der Image Writer sein), ist aber die absolute Ausnahme.

Nen Adobe Reader, hat aber jeder aufm Rechner.

DescWing · 12.09.2009

Wer mir Angebote per Powerpoint schickt der ist schon unten durch. Ne Sekretärin wird kein Powerpoint auf dem Rechner brauchen und einige auch nicht drauf haben. Dann natürlich auch nicht den entsprechenden Viewer. PP ist für Präsentationen. Wenn dann eher Publischer für Angebote. Aber auch das ist absolutes NoGo.

PDF ist der Standard und wird überall genutzt.

Cyrix8 · 12.09.2009

das PDF in Zukunft verwendet werden soll habe ich so durchgegeben. Jetzt muss ich noch zusehen das die Computer auf welchen kein Office 2007 drauf ist mit einem zuverlässigen WORD-to-PDF Tool bestückt werden.

Danke für euere Hilfe

cy

Stachel · 12.09.2009

DescWing schrieb:
Wer mir Angebote per Powerpoint schickt der ist schon unten durch. Ne Sekretärin wird kein Powerpoint auf dem Rechner brauchen und einige auch nicht drauf haben. Dann natürlich auch nicht den entsprechenden Viewer. PP ist für Präsentationen. Wenn dann eher Publischer für Angebote. Aber auch das ist absolutes NoGo.

PDF ist der Standard und wird überall genutzt.

meine Vorgesetzten wollten schon des öfteren Powerpoints haben. Kein Plan warum aber war eben so. Wenns nach außen geht, ist PDF auf jeden Fall Standard.

futtlui · 13.09.2009

RTW-Fahrer schrieb:
Quark ... PDF lässt sich zum einen ruckzuck ändern

ja und was hab ich gesagt? Dass sich PDFs nicht ändern lassen oder wie?
Meine Aussage war nur, dass sich die restlichen Formate zu einfach (d.h. noch einfacher als PDF - und das weißt Du auch) ändern lassen.
Die meisten Kunden haben ja nicht so nen "Hero" wie Dich beschäftigt.

Also lieber Augen auf und Klappe zu (bzw. die cholerisch geladenen Finger stillhalten) !

Cyrix8 · 13.09.2009

nur als Ergänzung:

Der Grund wieso ich möchte das sich die Daten nicht leicht ändern lassen wie bei Word-Dokumenten ist der, das der Kunde nicht ausversehen z. B. eine Zahl löscht und dan das Angebot falsch interpretiert.

Bei PDF kann ich mir sicher sein das mein Angebot so den Kunden erreicht wie ich es möchte.

Stefan · 13.09.2009

So für die "Windows-Welt" würde ich auch PDF sagen, auch wenn es einige Nachteile hat. So gibt es nicht einmal für jedes gängige Betriebssystem einen Betrachter.
Wieso ist die Unveränderbarkeit der Datei so wichtig? Würdet ihr für den Kunden wirklich für andere Bedingungen (als die von euch festgelegten) arbeiten, wenn dieser die stillschweigend im Angebot ändert?

Meine Empfehlung: RTF (unterstützt Windows z.B. ohne weitere Software, und der Standard ist dokumentiert) oder HTML (kann eigentlich jeder betrachten)

BioaSharky · 13.09.2009

Ich würde da schon den Quasi-Standard für Windows Mühlen - das PDF-Format - wählen.

Jetzt muss ich noch zusehen das die Computer auf welchen kein Office 2007 drauf ist mit einem zuverlässigen WORD-to-PDF Tool bestückt werden.

Wir nutzen FreePDF und GS.
Ich bekomme aber sehr oft, wie SR530 erwähnte, HTML-Mails, wobei ich trotzdem PDF vorziehe. Selbst mein Symbian-Handy hat einen Adobe PDF Reader.

pfeffi · 13.09.2009

Für ein Angebot Powerpoint? Warum das denn?

Kommunikation die nach außen geht nur per pdf. Schnell, auf jedem System lesbar und nicht so weiteres manipulierbar?

OT:
Ich bin mir jetzt nicht sicher, aber wie ist eigentlich die Gesetzeslage beim Archivieren von Mails? Gilt da jetzt auch das 10Jahres-Gesetz wie beim normalen Schriftverkehr?

Cyrix8 · 13.09.2009

StGaensler schrieb:
So für die "Windows-Welt" würde ich auch PDF sagen, auch wenn es einige Nachteile hat. So gibt es nicht einmal für jedes gängige Betriebssystem einen Betrachter.
Wieso ist die Unveränderbarkeit der Datei so wichtig? Würdet ihr für den Kunden wirklich für andere Bedingungen (als die von euch festgelegten) arbeiten, wenn dieser die stillschweigend im Angebot ändert?

Meine Empfehlung: RTF (unterstützt Windows z.B. ohne weitere Software, und der Standard ist dokumentiert) oder HTML (kann eigentlich jeder betrachten)

- Ich habe auch mal mit Apple Mac gearbeitet, und da wurden PDF's automatisch mit dem Programm "Vorschau" geöffnet. Bei Windows Systemen muss erst der Adobe Reader installiert werden, aber ich denke das ist heute fast überall Standart.

- RTF geht nicht da unsere Offerte auch Grafiken in der Kopfzeile enthält.

- Die Unveränderbarkeit ist nicht wichtig, aber besser.

Sollten wir von (End)-Kunden vermehrt die Meldung erhalten das sie PDF's nicht öffnen können, müssen wir das ganz halt noch einmal überdenken, vorerst bleiben wir aber bei PDF.

Wartos · 14.09.2009

Bei uns auf Arbeit werden den Kunden auch alle wichtigen Dokumente als PDF zur Verfügung gestellt: AGB, Preislisten, Rechnungen, Vertragsformulare, Bedienungsanleitungen, Vordrucke etc.
Das wird schon seinen Grund haben ;-)

cmddegi · 15.09.2009

Würde sagen, das kommt drauf an. Wenn es eine Art Angebots-Newsletter ist, dann ist HTML der heutige Standard; vorzugsweise natürlich inkl. Alternativdarstellung als reiner Text. Bin zwar auch kein großer Freund von HTML-Mails, aber meiner Ansicht nach ist für diesen Zweck am besten geeignet. Da braucht der Kunde keinen Anhang zu öffnen, kein Programm installiert zu haben (außer HTML-fähigem Client natürlich), ...
Wenn es mehr mit einem schriftlichen Angebot zu tun haben soll, das evtl. vom Kunden ausgedruckt wird, dann natürlich PDF.
Beide Formate lassen sich natürlich nicht versehentlich ändern, und sind aus Word leicht zu erzeugen; PDF mit einem beliebigen PDF-Drucker natürlich am einfachsten und aus jeder Anwendung mit Druckfunktion.
Alternativ kann man natürlich beliebige Kombinationen machen (HTML-Mail mit Plaintext-Alternativdarstellung und PDF-Anhang), oder den Kunden wählen lassen, was er gerne möchte.

PS: alle Office-Formate und ähnliches zeugen heutzutage nur von Unprofessionalität (ich weiß, das Wort gibts im Duden nicht

); bloß nicht machen!

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